Arrivée des participants
Les participants peuvent se présenter à un rassemblement à partir de l’heure indiquée dans la programmation, jamais avant. Dans certains cas, s’ils se présentent plus tôt sur le site, des frais additionnels pourraient être chargés. Ils seront dès lors pris en charge par les bénévoles de l’organisation qui leur indiqueront leur emplacement, les aideront à stationner leur équipement et les inviteront à se présenter au poste d’accueil pour y recevoir toutes les informations relatives au déroulement du week-end.
Ce que vous devez savoir et apporter
Services offerts
Certains événements, offrent un minimum de services. Vous trouverez la liste de ceux-ci dans le descriptif de chaque activité de camping. Si c’est le cas, il faut prévoir des accessoires de base :
- Pour l’électricité: il faut une rallonge électrique d’un minimum de 50 pieds ou un adaptateur pour les prises de 15 ou 30 ampères.
- Pour l’eau: assurez-vous d’avoir un boyau d’un minimum de 50 pieds et un connecteur en « Y » pour se brancher au réseau d’eau courante.
Activités
Celles-ci ont lieu beau temps mauvais temps. Il faut donc prévoir des vêtements et chaussures appropriés. Le parapluie pourrait aussi être de rigueur. Si vous participez à un événement de type golf, vélo, pétanque ou autre, n’oubliez pas votre équipement!
Particularités des événements
Repas
Plusieurs repas nécessitent que vous apportiez vos couverts. Ainsi, il faut prévoir pour chaque membre de votre équipage: une assiette, un bol à soupe, une assiette à dessert, des ustensiles et une tasse ou un verre. Pour transporter le tout, un plateau est essentiel.
Le premier grand rassemblement d’un participant
S’il s’agit de votre premier rassemblement, nous vous invitons à cocher la case appropriée sur le formulaire d’inscription pour nous l’indiquer. Une attention particulière est accordée aux membres qui participent à un rassemblement pour la première fois et une rencontre leur est offerte au début du séjour. Pourquoi? Simplement pour vous permettre de vous intégrer rapidement aux autres participants, comprendre facilement la programmation offerte et ainsi profiter pleinement de votre weekend. De plus, les organisateurs sont disponibles en tout temps pour répondre aux questions et guider tous les participants.
Oxygène
Certains grands rassemblements vous invitent à participer aux activités du programme Oxygène. Ce sont des activités de groupe, encadrées, qui peuvent prendre la forme de randonnées pédestres, à vélo ou tout autre type d’activités physiques.
Mise en garde sur l’eau potable
Il est fortement recommandé d’éviter de boire l’eau en provenance du réseau sans l’avoir fait bouillir préalablement afin de la rendre propre à la consommation. L’eau fournie à même le réseau devrait servir uniquement pour la lessive, le ménage et les toilettes des VR. Nous vous conseillons d’utiliser de l’eau embouteillée pour étancher votre soif.
Mise en garde sur l'utilisation d'une génératrice
En raison des émanations de monoxyde de carbone et du bruit, et par respect pour l’environnement et votre voisin, il est fortement recommandé de restreindre au minimum l’utilisation d’une génératrice. Idéalement, s’en tenir à la préparation des repas, au chargement des batteries et pour les besoins médicaux nécessitant de l’électricité. En toute situation, il faut prendre tous les moyens pour éviter que les émanations soient dirigées vers les voisins de campement.
POLITIQUE D’ANNULATION
Pour les préinscriptions aux grands rassemblements (Ouverture et Fermeture). En cas d’annulation de la part du membre, la politique d’annulation qui s’applique est la suivante:
- Avant l’envoi du formulaire d’inscription ou selon les dates inscrites lors de l’envoi de la programmation officielle, vous recevrez le remboursement complet de votre acompte;
- Après l’envoi du formulaire d’inscription mais avant la date limite d’inscription, vous recevrez le remboursement total de la somme versée moins l’acompte de 50$;
- Après la date limite d’inscription : vous recevrez les deux tiers de la somme versée moins l’acompte de 50$;
- Dans les sept (7) jours précédant le rassemblement, aucun remboursement.
Cas de force majeure:
- Définition: Situation sur laquelle le participant n’a aucun contrôle et qui l’empêche de prendre part à un rassemblement ou weekend social (par ex. maladie, hospitalisation, décès d’un membre de la famille immédiate [conjoint, enfant, père, mère, frère, sœur], bris majeur du VR empêchant son utilisation pour la durée prévue du rassemblement ou weekend social, vol du VR, etc.
- Justification: Toute situation doit être justifiée par un document écrit par le participant ET accompagnée par une preuve de ce cas (lettre de médecin, hôpital, garagiste, assureur, rapport de police, etc.). La décision rendue est à la discrétion du conseil d’administration de l’organisateur.
- Application: Les cas de force majeure s’appliquent uniquement lors de la période où l’inscription devient non remboursable (7 jours dans tous les cas de rassemblements ou weekends sociaux). Ainsi, si le cas de force majeure est appliqué, le remboursement se fait au 2/3 de la somme versée par le participant moins le montant du dépôt de réservation qui est non remboursable en tout temps.
L’argument soutenant cette politique repose sur le fait que la majorité des cas de force majeure surviennent dans les derniers jours avant le début de l’activité. Bien entendu, des dépenses sont déjà engagées pour ce participant et ne sont pas toujours remboursables par les fournisseurs. Il convient donc d’en faire assumer une partie (le 1/3) par le participant. Cette offre est juste et généreuse pour le participant et l’organisme.
Par l’organisateur:
Les organisateurs se réservent le droit d’annuler une activité si un nombre insuffisant de campeurs s’y inscrivent. Dans ce cas, le remboursement du coût total de cette activité est fait peu après la date limite d’inscription, sans aucune obligation de part et d’autre.
Pour les événements, la politique d’annulation des organisateurs diffère d’une activité à l’autre en fonction des ententes conclues avec les partenaires de l’événement. Chaque politique est décrite dans le descriptif de chacune des activités.